Datenschutzerklärung

Talk About Me UG (haftungsbeschränkt)
Fassung vom 31.08.2026

Vielen Dank für deinen Besuch auf unserer Website und dein Interesse an Talk About Me. Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir dich über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung deiner Daten sowie über deine Rechte im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und unserer Leistungen.

Inhalt

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Leistungen ist:

Talk About Me UG (haftungsbeschränkt), Holzkampstraße 2, 58453 Witten, vertreten durch den Geschäftsführer Lukas Theodor Wagner, E-Mail: info@talkaboutme.de

2. Kontakt in Datenschutzfragen

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter: Talk About Me UG (haftungsbeschränkt), Holzkampstraße 2, 58453 Witten, lukas.wagner@talkaboutme.de

3. Grundsätze und Schweigepflicht

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der weiteren einschlägigen Vorschriften.

Ein großer Teil der bei uns anfallenden Daten sind Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO. Für sie gelten besondere Schutzvorkehrungen. Unsere approbierten Behandler:innen unterliegen zusätzlich der gesetzlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB. Alle weiteren Mitarbeitenden, Berater:innen und mitwirkenden Personen sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

4. Aufruf der Website

Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Daten an den Server unseres Hosting-Anbieters. Erfasst werden IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystemangaben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien Betrieb und in der Sicherheit der Website. Die Server-Logfiles werden nach sieben Tagen gelöscht.

Unsere Website wird von der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben, das Nutzerportal von der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein. Technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und der Buchungsfunktion erforderlich sind, verarbeiten wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle übrigen Cookies, insbesondere zu Reichweitenmessung oder Marketing, setzen wir nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bitte übermitteln Sie uns über das Kontaktformular und per unverschlüsselter E-Mail keine Angaben zu Beschwerden, Symptomen oder Diagnosen. Für solche Angaben nutzen Sie bitte den geschützten Bereich Ihres Nutzerkontos oder das Gespräch selbst.

Anfragen löschen wir, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Nutzerkonto

Für die Buchung können Sie ein Nutzerkonto einrichten. Wir verarbeiten dabei Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Geburtsdatum und Ihre Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sie können Ihr Nutzerkonto jederzeit löschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere zur Patientenakte und zu steuerlichen Unterlagen, bleiben davon unberührt; die betroffenen Daten werden für die Dauer der Fristen gesperrt und danach gelöscht.

8. Terminbuchung

Für die Terminvergabe verarbeiten wir Name, Geburtsdatum, die gewünschte Leistung, die beratende oder behandelnde Person, den Termin und eine Kontaktmöglichkeit. Weitere Angaben erheben wir für die Terminvergabe nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei heilkundlichen Leistungen zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Kalendereinträge gehören nicht zur Behandlungsdokumentation. Wir löschen sie zeitnah nach Erbringung der Leistung.

Die Buchung läuft über eine in unsere Website integrierte Lösung. Eine Übermittlung Ihrer Buchungsdaten an ein externes Terminportal findet nicht statt.

9. Terminerinnerungen

Erinnerungen an bevorstehende Termine per E-Mail oder SMS versenden wir ausschließlich, wenn Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die Erinnerung enthält keine Angaben zur Art der Leistung.

Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an info@talkaboutme.de oder über Ihr Nutzerkonto.

10. Psychologische Beratung

Im Rahmen der Beratung verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns im Gespräch oder vorab machen, sowie kurze Verlaufsnotizen zur Vorbereitung der Folgetermine. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Sie im Rahmen der Beratung Angaben zu Ihrer Gesundheit machen, verarbeiten wir diese nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Beratung ist keine Heilbehandlung.

Beratungsunterlagen löschen wir drei Jahre nach Abschluss der Beratung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Diagnostik und Psychotherapie

Für Diagnostik und Psychotherapie führen wir eine Patientenakte nach § 630f BGB. Sie enthält insbesondere Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen und Untersuchungsergebnisse, Befunde, Testergebnisse, Therapien und ihre Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen sowie Arztbriefe.

Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit Art. 9 Abs. 3 DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Die Patientenakte bewahren wir für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f Abs. 3 BGB). Eine längere Aufbewahrung erfolgt, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO); Ansprüche wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit verjähren nach § 199 Abs. 2 BGB erst nach 30 Jahren.

Sie haben das Recht, Einsicht in Ihre Patientenakte zu nehmen und Abschriften zu verlangen (§ 630g BGB, Art. 15 DSGVO). Für Kopien können wir die entstandenen Kosten berechnen.

12. Videositzungen

Beratungs-, Diagnostik- und Therapietermine finden über einen von uns bereitgestellten Videodienst statt. Verarbeitet werden dabei Verbindungsdaten sowie Bild und Ton während der Sitzung.

Anbieter des Videodienstes: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Microsoft Teams). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei heilkundlichen Leistungen zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Eine Aufzeichnung der Sitzung findet außer im Fall des Abschnitts 13 nicht statt. Auch Ihnen ist eine Aufzeichnung nicht gestattet.

13. KI-gestützte Transkription und Aufzeichnungen

Zur Unterstützung der Gesprächsdokumentation setzen wir, insbesondere bei heilkundlichen Leistungen, eine softwarebasierte Transkriptionslösung der VIA HealthTech UG (haftungsbeschränkt), Bredtschneiderstraße 10, 14057 Berlin, ein. Dabei werden Gesprächsinhalte automatisiert in Textform überführt.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre vorher erteilte ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Der Einsatz dient allein der Dokumentation und den organisatorischen Abläufen im Rahmen unserer Leistungen. Eine Bildaufzeichnung findet nicht statt.

Die Einwilligung ist freiwillig. Verweigern Sie sie, dokumentieren wir das Gespräch herkömmlich; Nachteile entstehen dadurch nicht. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Audiodaten werden nach Erstellung des Transkripts gelöscht. Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt. Das Transkript wird Teil der Dokumentation und unterliegt derselben Schweigepflicht wie das Gespräch selbst. Das automatisiert erzeugte Ergebnis wird durch die behandelnde Person geprüft; maßgeblich ist stets deren fachliche Bewertung.

Anbieter: VIA HealthTech UG (haftungsbeschränkt), Bredtschneiderstraße 10, 14057 Berlin.

Aufzeichnungen zu Zwecken der Supervision, der Qualitätssicherung oder der Ausbildung erfolgen nur nach gesonderter ausdrücklicher Einwilligung, sind auf Tonaufzeichnungen beschränkt, werden verschlüsselt gespeichert, sind ausschließlich den fachlich beteiligten Personen zugänglich und werden spätestens sechs Monate nach der Aufzeichnung gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte und jede Verwendung zu Werbezwecken sind ausgeschlossen.

14. Zahlungsabwicklung

Für die Bezahlung stehen PayPal sowie die Überweisung auf Rechnung zur Verfügung.

Wählen Sie eine Zahlungsart eines Dienstleisters, werden Ihre Zahlungsdaten unmittelbar an diesen übermittelt. Die Anbieter verarbeiten die Daten in eigener Verantwortlichkeit und auf Grundlage eigener gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Als Verwendungszweck übermitteln wir ausschließlich die Rechnungsnummer. Angaben zur Art der Leistung, zu Gebührenziffern oder zu Diagnosen werden gegenüber Zahlungsdienstleistern nicht offengelegt.

Wenn Sie die Einbindung eines Zahlungsdienstleisters vermeiden möchten, können Sie die Überweisung auf Rechnung wählen.

Zahlungsdienstleister ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg. Die Datenschutzhinweise des Anbieters finden Sie unter paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full.

15. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Zur Rechnungsstellung verarbeiten wir Ihre Rechnungsanschrift, die erbrachten Leistungen einschließlich der abgerechneten Gebührenziffern sowie Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Weil Rechnungen über die Gebührenziffern Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten zulassen, unterliegen sie bei uns denselben Schutzvorkehrungen wie die Behandlungsdokumentation.

Eine Übermittlung von Rechnungsdaten an externe Abrechnungsdienstleister oder Inkassounternehmen erfolgt nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung.

Buchungsbelege und Rechnungen bewahren wir acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG), sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs bzw. zehn Jahre.

16. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn dies zur Abwendung einer gegenwärtigen Gefahr für Leib und Leben erforderlich ist.

Wir setzen folgende Dienstleister ein: IONOS SE und Hetzner Online GmbH für Hosting und Betrieb, Microsoft Ireland Operations Limited für die Videokommunikation, VIA HealthTech UG (haftungsbeschränkt), Bredtschneiderstraße 10, 14057 Berlin, für die Transkription sowie PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. für die Zahlungsabwicklung. Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit sie mit Daten in Berührung kommen, die der Schweigepflicht unterliegen, sind sie zusätzlich nach § 203 Abs. 4 StGB förmlich zur Geheimhaltung verpflichtet.

Eine Übermittlung an Krankenkassen, Beihilfestellen oder private Krankenversicherungen erfolgt nicht durch uns. Sie reichen Ihre Rechnung selbst dort ein.

17. Übermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, erfolgt dies nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO vereinbart sind, insbesondere Standardvertragsklauseln.

Der von uns eingesetzte Videodienst wird von einem Anbieter mit Sitz in der Europäischen Union bereitgestellt; eine Verarbeitung durch Konzerngesellschaften in Drittländern, insbesondere in den Vereinigten Staaten, ist nicht in jedem Fall ausgeschlossen. Der Anbieter stützt sich hierfür auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission und auf Standardvertragsklauseln.

18. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21).

Haben Sie in eine Verarbeitung eingewilligt, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@talkaboutme.de.

Bitte beachten Sie, dass Ansprüche auf Löschung eingeschränkt sind, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere für die Patientenakte.

19. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Diagnostische Einschätzungen treffen ausschließlich Menschen.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 31.08.2026

Siehe auch: Impressum · AGB